تنظيم وتسيير أنشطة الجمعية الجزء الأول

. أهم وسائل التسيير الإداري للجمعية
1) المراسلات (صادرات و واردات)
تسجيل الرسائل يمكننا من تفادي ضياعها وتسهيل مراقبتها إذ دعت الضرورة.
تعكس الرسائل المبعوثة صورة الجمعية. لذلك يجب أن تكون ممضية من طرف شخص واحد يعينه أعضاء المكتب (عادة إما الرئيس أو الكاتب العام).
2) ترتيب الوثائق
لتفادي ضياع الوثائق وتسهيل البحث والمراقبة كلما دعت الضرورة لذلك
تجميع المعلومات وتركيز المدارك.
دفتر المراسلات: الصادرات: التاريخ الترتيب الموضوع المرسل إليه التوقيع
دفتر المراسلات: الواردات: التاريخ الترتيب الموضوع المرسل إليه التوقيع
3) محاضر الاجتماع
تسمح بتسجيل القرارات المتخذة وبتفادي المشاكل التي قد تخلق بين أعضاء الجمعية.
مرجع مهم لبلورة الأنشطة
محضر الاجتماع
جمعية.......................................................................................
محضر اجتماع رقم...........................................................................
موضوع الاجتماع...........................................................................
تاريخ انعقاد الاجتماع........................................................................
الحاضرون
الغائبون بعذر
الغائبون بدون عذر
النقط التي تمت مناقشتها :........................................................................ .................................................................................................
القرارات التي اتخذت :............................................................................ .................................................................................................
النقط التي لم يتم الحسم فيها :..................................................................... .................................................................................................
الإمضاءات:
4) تقرير الأنشطة
يبرر المجهودات المبذولة من طرف الجمعية
عنصر من عناصر متابعة وتقييم الأنشطة
وسيلة تقديم مؤهلات ورأسمال الجمعية
تقرير الأنشطة
جمعية .............................................................................................
تقرير عن مشروع ................................................................................
الفترة المعنية......................................................................................
أهداف المشروع ..................................................................................
الأنشطة المبرمجة والمنجزة ........................................................................
الأنشطة المبرمجة خلال الفترة المقبلة...............................................................
5) مذكرة الإخبار
تسهيل تبادل المعلومات وبث الأخبار بين الأعضاء والمشاركة في اتخاذ القرار
مذكرة الإخبار
جمعية .............................................................................................
مذكرة رقم .........................................................................................
حول موضوع...................................................................................... المرفقات............................................................................................ التاريخ.............................................................................................. الاسم................................................................................................ التوقيع...............................................................................................
6) التقرير الأدبي
يلخص الأنشطة التي قامت بها الجمعية خلال سنة من العمل
يطرح العراقيل التي عرفتها الجمعية بحثا عن حلول لها
يقترح برنامج عمل السنة الموالية
نموذج للتقرير الأدبي: - الجمعية: - السنـة: - أنشطة الجمعية خلال السنة:
أمثلة:
• أنشطة اجتماعية
• أنشطة اقتصادية
• أنشطة ثقافية - أنشطة المكتب المسير:
• عدد الاجتماعات
• أهم القرارات التي اتخذها
• المشاكل الكبرى أو العراقيل التي عرفتها الجمعية خلال السنة: _ على صعيد الجمعية عامة _ على صعيد المكتب المسير
التوصيات:
اقتراحات عامة للسنة الموالية
أهم وسائل التسيير المالي للجمعية